Buchung der Personalaufwendungen richtig verstehen – Personalaufwendungen im Agenturbetrieb

Beispiel:
Als kaufmännische Angestellte in der Agentur Baumgart hat Silvia Beier auch ihre eigene Gehaltszahlung zu buchen. Sie muss beachten, dass die Auszahlung des Gehaltes und die Weiterleitung der vermögenswirksamen Leistung an das Anlageinstitut durch Banküberweisung erfolgten, während die einbehaltenen Steuern und Sozialabgaben erst später zu den Abrechnungsterminen durch Banküberweisung abgeführt werden.

►Buchung der Gehaltsabrechnung und des Arbeitgeberanteils zur Sozialversicherung

Erläuterungen
Das sich aus dem Tarifgehalt und der vermögenswirksamen Leistung des Arbeitgebers zusammensetzende Bruttogehalt stellt für den Arbeitgeber einen Aufwand dar, der auf dem Aufwandskonto Gehälter erfasst wird. Die hiervon einbehaltenen Steuern und Sozialabgaben werden dem Finanzamt bzw. den Sozialversicherungsträgern geschuldet und bis zu ihrer Überweisung auf den passiven Bestandskonten Verbindlichkeiten beim Finanzamt und Verbindlichkeiten beim Sozialversicherungsträger erfasst. Die Überweisungen (vermögenswirksame Leistung, Auszahlungsbetrag) führen zu einem Abfluss aus dem Bankkonto der Agentur und werden entsprechend auf dem Konto Bank im Haben gebucht. Da der Arbeitgeber verpflichtet ist, den Arbeitgeberanteil zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zu tragen, entsteht neben dem Bruttogehalt ein weiterer Aufwand. Er wird auf dem Konto Sozialer Aufwand erfasst und bis zur Abführung ebenfalls auf dem Konto Verbindlichkeiten beim Sozialversicherungsträger gegengebucht. Der Beitrag zur Unfallversicherung ist nach Anforderung (Beitragsbescheid) durch die Berufsgenossenschaft fällig. Zuvor erhobene Beitragsvorschüsse werden verrechnet.

Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung wie auch alle weiteren Leistungen des Arbeitgebers (z.B. bezahlte Urlaubs- und Krankheitstage, Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung, Fahrtkostenzuschuss, Kantinenessen) werden als Lohnnebenkosten oder zweiter Lohn bezeichnet. Von der Wirtschaft wird immer wieder eine Senkung der Lohnnebenkosten gefordert, die u. a. mit der Sicherung des Wirtschaftsstandortes Deutschland begründet wird, da die Produktion sonst in kostengünstigere Länder ausweichen könnte.

►Buchung der Überweisungen an das Finanzamt und die Krankenkasse

Erläuterungen
Die einbehaltene Lohnsteuer ist spätestens am 10. Tag nach Ablauf eines jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraumes (das ist i. d. R. der 10. Tag nach Ablauf des Monats, in dem die Lohnzahlung erfolgte) an das Betriebsstätten Finanzamt abzuführen. Die Sozialversicherungsbeiträge (hier: Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) sind nach den Bestimmungen des SGB IV wie folgt fällig:

(1) Laufende Beiträge, die geschuldet werden, werden entsprechend den Regelungen der Satzung der Kranken- und Pflegekasse fällig. Beiträge, die nach dem Arbeitsentgelt oder dem Arbeitseinkommen zu bemessen sind, sind in voraussichtlicher Höhe der Beitragsschuld spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung oder Tätigkeit, mit der das Arbeitsentgelt oder Arbeitseinkommen erzielt wird, ausgeübt worden ist oder als ausgeübt gilt; ein verbleibender Restbeitrag wird zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats fällig. Der Arbeitgeber kann abweichend von Satz 2 den Betrag in Höhe der Beiträge des Vormonats zahlen, wenn Änderungen der Beitragsabrechnung regelmäßig durch Mitarbeiterwechsel oder variable Entgeltbestandteile dies erfordern; für einen verbleibenden Restbetrag bleibt es bei der Fälligkeit zum drittletzten Bankarbeitstag des Folgemonats. Sonstige Beiträge werden spätestens am Fünfzehnten des Monats fällig, der auf den Monat folgt, für den sie zu entrichten sind.

(2) Geschuldete Beiträge der Unfallversicherung werden am Fünfzehnten des Monats fällig, der dem Monat folgt, in dem der Beitragsbescheid dem Zahlungspflichtigen bekanntgegeben worden ist; entsprechendes gilt für Beitragsvorschüsse, wenn der Bescheid hierüber keinen anderen Fälligkeitstermin bestimmt.

Besonderheit: Beitragszuschuss des Arbeitgebers zur Kranken- und Pflegeversicherung nichtversicherungspflichtiger Arbeitnehmer
Arbeitnehmer, deren Einkommen über der Jahresarbeitsentgeltgrenze (Versicherungspflichtgrenze) liegt, können freiwilliges Mitglied in der gesetzlichen Versicherung bleiben oder eine private Kranken- und Pflegeversicherung abschließen. In beiden Fällen müssen sie die Beiträge selbst abführen.

Der Arbeitgeber gewährt jedoch den Arbeitgeberanteil in Form eines Beitragszuschusses auch weiterhin, wenn
• die freiwillige Krankenversicherung in der GKV nachgewiesen wird oder
• wenn das Bestehen einer privaten Krankenversicherung nachgewiesen wird und diese als substitutive Krankenversicherung im Sinne von § 195 (1) VVG angesehen werden kann.

Hinsichtlich der Höhe des Beitragszuschusses sind bestimmte Begrenzungen zu beachten. Der Beitragszuschuss wird unmittelbar dem Arbeitnehmer ausgezahlt und erhöht insofern den Auszahlungsbetrag. Buchtechnisch wird er weiterhin als Sozialer Aufwand erfasst; an die Stelle der Gegenbuchung auf dem Konto Verbindlichkeiten beim Sozialversicherungsträger tritt jedoch die Buchung der Auszahlung an den Arbeitnehmer.