Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens
Das betriebliche Rechnungswesen stellt die wirtschaftlichen Vorgänge innerhalb einer Unternehmung und mit der Umwelt in Worten und Zahlen dar.
Für den Versicherungsbereich sind zu unterscheiden:
•Rechnungswesen der Versicherungsunternehmung
•Rechnungswesen der selbstständigen Versicherungsvertreter
Das Rechnungswesen der selbstständigen Versicherungsvertreter ist Gegenstand dieser Lehrbuchreihe.
Die Versicherungswirtschaft kennt auch noch ein überbetriebliches Rechnungswesen. Es besteht im Wesentlichen aus Statistiken, die vom Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft (GDV) oder von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) geführt werden. Durch das Rechnungswesen werden Informationen für Planungs-, Entscheidungs-, Kontroll- und Lenkungsvorgänge bereitgestellt. Man unterscheidet nach Informationen für interne und externe Zwecke.
► Interne Informationen
Sie sind für die Unternehmensführung bestimmt und umfassen insbesondere:
mengen- und wertmäßige Erfassung und Überwachung der betrieblichen Prozesse;
Soll-Ist-Vergleiche und Wirtschaftlichkeits- bzw. Rentabilitätsberechnungen.
► Externe Informationen
Sie sind für Anteilseigner, Versicherungsnehmer (VN), Gläubiger, Staat, Arbeitnehmer und interessierte Öffentlichkeit bestimmt und werden erstellt
aufgrund gesetzlicher Vorschriften;
freiwillig im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit.
Bestandteile des Rechnungswesens
Die einzelnen Bereiche des Rechnungswesens nehmen unterschiedliche Aufgaben wahr. Sie sind jedoch miteinander verflochten, da die Informationen eines Bereiches häufig als Grundlage oder Ergänzung für die Informationsgewinnung in einem andren Bereich dienen.
Buchführung
Die Buchführung ist eine Zeitrechnung, denn ihre Aufgabe besteht darin, alle Geschäfts- Fälle eines Unternehmens in einem Zeitabschnitt (Geschäftsjahr, Quartal) planmäßig, geordnet und lückenlos aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung erfolgt anhand von Belegen zu den jeweiligen Geschäftsfällen. Sie dient insbesondere der Dokumentation und der Ermittlung von Wertgrößen, wie z. B. Provisionserträge, Personalaufwendungen, Stand des Vermögens. Das gewonnene Zahlenmaterial wird den Bereichen Kostenrechnung, Statistik und Planungsrechnung für deren Aufgaben zur Verfügung gestellt.
Kosten- und Leistungsrechnung
Die Kosten- und Leistungsrechnung befasst sich mit dem eigentlichen Betriebszweck. Sie ermittelt den Betriebserfolg bzw. das Betriebsergebnis, indem sie
-die Kosten der betrieblichen Tätigkeit
-den Leistungen aus der betrieblichen Tätigkeit gegenüberstellt.
Was nicht zur eigentlichen betrieblichen Tätigkeit zählt (z. B. betriebsfremde Tätigkeiten), bleibt in der Kosten- und Leistungsrechnung unberücksichtigt. Die Kosten- und Leistungsrechnung dient insbesondere zur Überwachung der Wirtschaftlichkeit des Betriebsprozesses. Für Versicherungsunternehmen ist sie ferner eine der Grundlagen für die Kalkulation des Versicherungsbeitrags.
Betriebliche Statistik
Die Statistik bereitet das Zahlenmaterial, welches sie einerseits selbstständig erhebt und andererseits aus der Buchführung und Kostenrechnung gewinnt, für Vergleichs-zwecke auf und wertet es aus. Analysiert werden in einer Versicherungsagentur vor allem der Kundenbestand und seine Veränderung, der Vermittlungserfolg, die Entwicklung der Provisionseinnahmen und der Kosten. Durch die Berechnung von Kennzahlen (z. B. Kostenquote) und durch den Vergleich mit früheren Zeitabschnitten (Zeitvergleich), mit anderen Unternehmen der Branche (Betriebsvergleich) oder mit dem statistischen Material der Direktion oder des Berufsverbandes ergeben sich wertvolle Entscheidungsgrundlagen für die Planung des zukünftigen Betriebsgeschehens.
Planungsrechnung und Controlling
Die Planungsrechnung ist eine Vorschaurechnung, die das zukünftige erwartete Betriebsgeschehen in Planzahlen darstellt und dabei auch die Informationen der übrigen Bereiche verwertet. Die Gesamtplanung unterteilt sich in verschiedene Teilpläne, wie z. B. Finanzplan, Werbeplan, Absatzplan.
Controlling bedeutet einerseits, die Agenturaktivitäten anhand der im Rechnungswesen erfassten Geldströme zu überwachen. Darüber hinaus nimmt dieser Bereich aber auch zukunfts- und aktionsorientierte Aufgaben wahr, wie z. B. Wirtschaftlichkeitsprüfungen und Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen zur Kostensenkung. Ferner unterstützt das Controlling die Agenturführung bei Anpassungs- und Koordinationsproblemen durch die Bereitstellung von Informationen. Controlling lässt sich demzufolge als eine Planungs, Überwachungs- und Informationsaufgabe definieren. Vom Controlling ist die Revision zu unterscheiden. Während durch Controlling der laufende Betriebsprozess unterstützt werden soll, prüft die Revision lediglich die Zustände und Vorgänge sowie Aufzeichnungen auf ihre Ordnungsmäßigkeit. Die Prüfung des Jahresabschlusses ist z. B. eine typische Revisionstätigkeit.
■ Das Rechnungswesen stellt die wirtschaftlichen Vorgänge zahlenmäßig dar.
■ Die Informationen des Rechnungswesens sind für Planungs-, Entscheidungs-und Kontrollvorgänge von besonderer Bedeutung.
■ Die Buchführung ist unternehmensbezogen und zeichnet alle Geschäftsfälle mit der Umwelt auf (Dokumentation).
■ Die Kosten- und Leistungsrechnung ist betriebsbezogen und überwacht insbesondere die Wirtschaftlichkeit der Betriebsprozesse.
■ Die Statistik bereitet das Zahlenmaterial auf und stellt vergleichende Betrachtungen an.
■ Die Planung ermittelt Zukunftsdaten, wobei sie durch die übrigen Bereiche des Rechnungswesens und das Controlling unterstützt wird.
