Fehlerursachen
Beispiel:
Die Zwischenbilanz weist zur Position Bank einen Betrag von 5 000,00 € aus. Laut Kontoauszug der Bank beträgt das Guthaben jedoch 5400,00 €, was sich als richtig erwiesen hat. Der Buchhalter muss nach der Ursache in seiner Buchführung forschen und dann einen Korrekturbeleg erstellen und buchen.
Abweichungen in der Buchführung können verschiedene Ursachen haben. Als Ursachen sind denkbar:
• Es hat sich ein Rechenfehler bei der Saldierung eingeschlichen.
Diese Ursache scheidet bei Computerprogrammen praktisch aus.
• Es wurde nicht Soll an Haben, sondern versehentlich Soll an Soll bzw. Haben an Haben gebucht.
Computerprogramme erkennen solche Fehlbuchungen und weisen sie als unlogisch zurück.
• Auf der Sollseite eines Kontos wurde ein anderer Betrag als auf der Habenseite des Gegenkontos gebucht.
Eine solche Abweichung wird vom Computer ebenfalls erkannt und als Buchung nicht akzeptiert.
• Es wurde ein Beleg versehentlich nicht gebucht. Bei sorgfältiger Nummerierung und Aufbewahrung der Belege lässt sich eine solche Fehlerursache minimieren.
• Es wurde ein falsches Konto bei der Buchung angesprochen. Im Beispielsfall wäre denkbar, dass der Buchhalter einen Zugang auf dem Bankkonto in Höhe von
400,00 € versehentlich auf dem Postbankkonto als Zugang gebucht hat.
Die Ergebnisse einer Zwischenprüfung (z.B. Kassenprüfung) oder Inventur decken Abweichungen zwischen dem Soll- und Istbestand auf.
Nachdem die Ursache für die Abweichung erforscht wurde, ist ein Korrekturbeleg zu erstellen und dieser zu buchen. Im einfachsten Fall muss nur eine fehlerhafte Buchung korrigiert werden. Weicht jedoch der Soll- vom Istbestand ab, ist der gebuchte Bestand zu berichtigen. Dies wird nachstehend am Beispiel einer Kassendifferenz aufgezeigt.
Berichtigung am Beispiel einer Kassendifferenz
Beispiel:
Laut Geschäftsbüchern beträgt der Kassenbestand 390,00 €. Tatsächlich sind aber nur 350,00 € in der Kasse.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.
Sofern eine Kassenbuchführung mit großer Sorgfalt erfolgt, kann es dennoch zu Abweichungen kommen. So könnte die Ursache im Beispielsfall darin liegen, dass zu viel Wechselgeld herausgegeben wurde.
Die Korrekturbuchung, über die ein sog. Eigenbeleg anzufertigen ist, erfolgt
• auf dem Konto Kassendifferenzenaufwand (KDiffA), wenn ein Manko in der Kasse vorliegt,
• auf dem Konto Kassendifferenzenertrag, wenn ein Kassenüberschuss zu verzeichnen ist.
| Buchungssatz | Soll | Haben |
| € | € | |
| Kassendifferenzenaufwand | 40,00 | |
| an Kasse | 40,00 |
| S Kassendifferenzenaufwand H | S | Kasse | H | ||
| Kasse 40,00 | Saldo 40,00 (Übertragung auf GuV-Konto) | Bestand | 390,00 | KDiffA Saldo | 40,00 350,00 |
Die vorstehende Differenzbuchung stellt für die Unternehmung eine Aufwandsbuchung dar. Der Saldo des Kassendifferenzenkontos wird beim Kontenabschluss auf das GuV-Konto übertragen. Das Manko in der Kasse wird dadurch als Verlust deutlich. Umgekehrt ist der Fall denkbar, dass der Kassen-Istbestand größer ist als der Kassen- Sollbestand. Die Korrektur erfolgt über das Konto Kassendifferenzenertrag, wobei die Buchung dann eine Ertragsbuchung darstellen würde. Der Kassenüberschuss stellt sich als Gewinn dar.
