Beispiel:
Nach Fertigstellung der Bilanz am Geschäftsjahresende stellt der Agenturinhaber Jonny Hildebrand seinen beiden Auszubildenden das Finanzbuchhaltungsprogramm vor, welches die Agentur verwendet. Er erklärt ihnen, dass man zu einem früheren Zeitpunkt bereits die benötigten Konten eingerichtet habe und dass man jetzt die Werte der einzelnen Bilanzpositionen als neue Anfangsbestände der Konten dem Computer eingeben muss, soweit sie nicht mit den Endbeständen des Vorjahres übereinstimmen. Ist diese Vorarbeit abgeschlossen, können die Geschäftsvorfälle gebucht werden, erklärt er weiter. Wir sammeln die zugehörigen Belege, versehen sie mit einem Buchungsstempel und nummerieren sie. Spätestens nach zwei Tagen werden sie von unserem Buchhalter am Computer gebucht. Er ruft dann die benötigten Konten auf und gibt die aus den Belegen ersichtlichen Beträge ein. Und wenn ich mir mal ein Bild über die Finanzlage u. dgl. machen will, wähle ich je nach Informationswunsch aus dem Hauptmenü des Programmes die Programmteile Auswertungen oder Bildschirmauskunft oder Zwischenbilanz. Der Computer erstellt dann vollautomatisch einen Bericht oder einen Zwischenabschluss der Konten.
Für die Auszubildenden hat die Vorstellung des Computerprogramms mehr Fragen aufgeworfen als Antworten gebracht.
Ja, meint der Agenturinhaber hierzu, die Grundlagen der Buchführung sollte euch mein Buchhalter vielleicht einmal unabhängig vom Computer erklären, damit ihr wisst, was im Computer abläuft. Aber wenn es um die schnelle Informationsgewinnung geht, ist der Computer nicht wegzudenke.
Die Bilanz stellt die Vermögens- und Kapitallage zu einem bestimmten Zeitpunkt (Stichtag) in übersichtlicher und kurz gefasster Form dar. Diese Lage verändert sich mit jedem Geschäftsfall, wobei jeweils zwei Bilanzpositionen berührt werden. Nach jedem Geschäftsfall müsste also eine neue Bilanz erstellt werden. Dieses Verfahren wäre jedoch für die Praxis viel zu aufwendig. Auch wäre der Informationswert aus den Geschäftsfällen in der kurz gefassten Bilanz nur gering. Zur Erfassung der Geschäftsfälle hat sich deshalb die Technik der Buchführung herausgebildet. Die Buchführung wurde früher manuell durchgeführt und wird heute überwiegend mit Computern erledigt. Die Technik der Buchführung ist auch in den Computerprogrammen erhalten geblieben, wird aber durch die vollautomatische Abwicklung vieler Arbeiten für den Außenstehenden nicht mehr so sichtbar.
Die Buchführungstechnik sieht im Wesentlichen vor:
• Für jede Bilanzposition wird ein eigenes Konto eingerichtet.
• Das jeweilige Konto übernimmt im Rahmen der sog. Eröffnungsbuchungen den Betrag der zugehörigen Bilanzposition als Anfangsbestand. Die Bilanz, von der die Beträge auf Konten übernommen werden, wird als Eröffnungsbilanz bezeichnet.
• Jeder Geschäftsfall, dem ein entsprechender Beleg zugrunde liegen muss (z.B. Kontoauszug der Bank), wird auf den Konten gebucht. Durch eine Buchung werden mindestens zwei Konten berührt (sog. Doppik), so wie bei der gezeigten Buchung von Geschäftsfällen in der Bilanz jeweils zwei Bilanzpositionen angesprochen wurden.
• Mindestens einmal jährlich erfolgt der Kontenabschluss auf besonderen Abschlusskonten (Gewinn- und Verlustkonto, Schlussbilanzkonto).
• Die auf dem Schlussbilanzkonto dargestellten Ergebnisse werden mit der aus Inventur und Inventar entwickelten Bilanz verglichen. Abweichungen müssen untersucht und ggf. durch Buchungen berichtigt werden.
Jede Buchung in Konten (einschließlich Eröffnung und Abschluss der Konten) wird von einem Buchungssatz begleitet. Für die Buchungssätze wird ein sog. Grundbuch und für die Konten ein Hauptbuch geführt (sog. Handelsbücher). Im Grundbuch stehen alle Buchungen anhand der Belege in ihrer zeitlichen Reihenfolge, im Hauptbuch sind sie in den jeweiligen Konten erfasst.
Die Buchführung kann auch mit Hilfe eines Computers erfolgen und die Handelsbücher können auf Datenträgern geführt werden. Es muss sichergestellt sein, dass dieses Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die gespeicherten Daten kurzfristig lesbar gemacht werden können.
